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Text File  |  1996-03-04  |  109.9 KB  |  1,749 lines  |  [TEXT/hscd]

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  4. QèYyN ┤╤ÜYd4╛Yd4óYd4D:\MDV\DEMO\..\SQZADMIN.EXE╓Yd4±Yd4²Yd4Zd4#Zd4COMSPEC=C:\DOS\COMMAND.COMPROMPT=$p$gINCLUDE=D:\CLP\INCLUDELIB=D:\CLP\LIBPATH=D:\LT5;D:\CLP\BIN;D:\NG;C:\;DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  5. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
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  10. (Z(D(V(((E'E'E'E'E'E'E'E'E'E'<<NMSG>>R6002
  11. - floating point not loArchive & Purge Ending Year's Data
  12. ───────────────────────────────────
  13.  [ Available in registered copy version. ]
  14. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  15. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  16. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  17. ((·(╝(╠
  18. (╥(ⁿ(¼(╛((╪(ö(\(▓(£ (╥ (╛
  19. Transactions Module
  20. ────────────────────
  21. After selecting "Transactions" on the  { MONEY & BANKS }  main menu,  you are
  22. presented with a menu of choices for available accounts in the current direc-
  23. tory.   Select  the  account desired with the mouse or arrow keys.   The next
  24. screen is the  main  transactions module;  all checks,  deposits,  and  other
  25. credits/debits  are  entered  here.   The  transaction  date  default  is the
  26. current date; change it if necessary (for interest payments, etc.), or accept
  27. the default.
  28.  
  29. The next item, "Writing Check?," is very important;  answer "N" or no to ANY-
  30. THING OTHER THAN a check:   obviously a deposit would receive an  "N" answer,
  31. but so do DEBITS OTHER THAN CHECKS.    Cash withdrawals, service charges, ATM
  32. withdrawals and related charges,  check charges,  interest credited to an ac-
  33. count, are all transactions OTHER THAN "Writing [a] Check,"  so always answer
  34. "N"  if it involves something other than an actual check.   This action keeps
  35. the  check-numbering  scheme  in effect to agree with your printed check num-
  36. bers.
  37.  
  38. After you have entered CHECKS dated IN any new year,   you may not then back-
  39. date subsequent CHECKS to the ended or previous year; ended-year transactions
  40. OTHER THAN CHECKS may continue to be entered in the new year.
  41.  
  42. Answer  "Y"  to  "Writing Check?" if you are entering a check transaction and
  43. either printing out the check or not.   An  example  would  be if you wrote a
  44. check out manually in a merchant's store; when you are again at the computer,
  45. you will answer  "Y"  to  "Writing [a] Check?,"  but  "N"  later on down this
  46. screen when asked  "Include in Batch Check Printing?"    One does not need to
  47. print a check already written by other means and delivered to the payee. (The
  48. check-printing  module  (should you choose to use it)  will only print checks
  49. for which you answered "Y" when you were asked "Include in Batch Check Print-
  50. ing?")
  51.  
  52. If you choose "Y" to "Writing Check," the next available check number will be
  53. used and so indicated on the screen.   If you said "N," the check number will
  54. be a zero (0) for ALL other sorts of transactions.
  55.  
  56. At any time, you may exit the Transactions module by pressing <F7>;  there is
  57. a reminder for this at the bottom of the screen  after you move to  the PCode
  58. cell (described next).    You may, if needed,  View/Edit  the current account
  59. table in Table View mode by pressing <F8>; refer to that part of the documen-
  60. tation under the heading "Table View of Account Tables."
  61.  
  62. Next, the cursor will be in the  "PCode"  cell.   A PCode identifies either a
  63. Payee or a Payor that is listed in the  Payee/Payor table  (PNames.dbf).   At
  64. this point,  you may use a "hot-key" to access your Payee/Payor table and add
  65. or edit PCodes;  use the <F9> key to bring up this table.   Before attempting
  66. to enter a transaction,  you must have in the Payee/Payor table a PCode entry
  67. for the Payee/Payor referenced in your transaction.   Setting  up  the PCodes
  68. (and somewhat the AlloCodes)  will be the most time-consuming part of setting
  69. up  { MONEY & BANKS }  in the initial stages.
  70.  
  71. Also,  the  only  time  you may access the Reconcile module to reconcile your
  72. bank statement is when the cursor is in the PCode cell;  press  <F6>  at this
  73. point if you wish to reconcile your account  (see the information for "Recon-
  74. cile your Bank Statement," in the documentation).
  75.  
  76. If the PCode has already been entered into the  Payee/Payor  table,  all  you
  77. need do on the  Transactions  screen  is  either  type in the PCode,  or much
  78. better yet, simply press the <Enter> key in the empty cell and a pop-up Pick-
  79. List  appears  with  all  available PCodes and a reference to what they stand
  80. for.   Just scroll down and select the one you need, press <Enter> and it ap-
  81. pears in the PCode cell for the current transaction.   After you  confirm the
  82. PCode choice with another  <Enter>  press,  the full name of the  Payee/Payor
  83. appears under the PCode on the screen.   (If  you  have accessed the PickList
  84. and find that a needed PCode does not exist and must be  created,   exit  the
  85. PickList with  <Esc>,  then press <F9> to access the Payee/Payor table; press
  86. <Alt-N> to add a new PCode.)
  87.  
  88. Next,  you  will  be  prompted for an amount for the transaction.   Enter the
  89. amount, and after reviewing that is indeed the correct amount you want, press
  90. <Enter> to continue.
  91.  
  92. You are now prompted for a budget allocation code, called an AlloCode. Again,
  93. these  must  be  set  up  by  you  in  a  table  called  the Allocation table
  94. (Allocate.dbf), which you may access at this point by pressing <F10>.  An al-
  95. location  is where you indicate  that for which a  transaction is designated.
  96. For example,  one of the sample entries  in the  Allocation table is  "AUTOP"
  97. which indicates an  Expense item  (rather than an Income item)  with a budget
  98. allocation named "Automobile - personal."  Usage of the AlloCodes in associa-
  99. tion with the  PCodes  will be most important when preparing your reports and
  100. end-of-year tax information, especially across several bank accounts over the
  101. period of one or more years.
  102.  
  103. There is more information in the documentation  about  using the  Payee/Payor
  104. and Allocation tables for entry of new code items and editing existing ones.
  105.  
  106. After you know that an AlloCode exists that you wish to use,  you may use the
  107. default AlloCode corresponding to the one you set up in the Payee/Payor table
  108. for the PCode you have entered for this transaction.    If you wish to change
  109. the default AlloCode for this transaction,   just delete the default with the
  110. <Del> key and press <Enter> in the empty cell to bring up a PickList with all
  111. the available AlloCodes.   Make your selection and confirm it with <Enter> to
  112. move on.   (If you have accessed the PickList and find that a needed AlloCode
  113. does not exist and must be created,  exit the PickList with <Esc>, then press
  114. <F10> to access the Allocation table; press <Alt-N> to add a new AlloCode.)
  115.  
  116. If you are doing a check transaction, you will be prompted for whether or not
  117. you  wish  to  include  the check for processing in the check-printing module
  118. (which follows after you complete all desired transactions;  all  checks  are
  119. printed in a "batch,"  hence the curious part of the prompt "Include in BATCH
  120. Check Printing?"). If you will not be printing out the check on your printer,
  121. select "N" or no.
  122.  
  123. If the transaction was a deposit or other credit, you will be prompted for an
  124. optional memorandum.   This  is  for  your own convenience only as a reminder
  125. memo; entry,  or lack of it,  will have no bearing on performance or reports.
  126. You may leave this blank by simply pressing <Enter>.
  127.  
  128. The  next  prompt  will ask if you wish to do another transaction in this ac-
  129. count at this time.  Simply reply "Y" or "N," as needed.
  130.  
  131. Answer  "N"  when you have entered your final transaction for the session and
  132. you will then leave the Transactions module.  You are next asked if you would
  133. like to enter the Check Printing module; you answer "Y" here if you intend to
  134. use the check-printing  facility of  { MONEY & BANKS }.    Check-printing  is
  135. provided as an option for your use:  the program may be profitably used with-
  136. out the check printing feature.  (For more information, see the item on Check
  137. Printing as well as Appendix A, in the documentation.)
  138.  
  139. You  may  also  defer  the printing of checks for this session to a more con-
  140. venient time as the check transactions will remain marked  "to be printed" if
  141. you answered "Y" to "Include in Batch Check Printing?"   You may subsequently
  142. print  checks in your next session in the Transactions module or use the sep-
  143. arate Check Printer selection on the Main Menu.
  144.  
  145. After you have elected whether or not to print checks for this session, there
  146. is next a prompt asking if you would like to print mailing labels.  Answering
  147. "Y" will enter the Mailing Labels module;  information on this module is pro-
  148. vided under the appropriate heading in the documentation.
  149.  
  150. You may also print mailing  labels  at  any  time  via  a  selection  on  the
  151. Utilities Menu entitled Label Writer.
  152. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  153. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  154. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  155. ((·(╝(╠
  156. (╥(ⁿ(¼(╛((╪(ö(\(▓(£ (╥ (╛
  157. (.    (µ(≡(P
  158. (Z(D(V(((E'E'E'E'E'E'E'E'E'E'<<NMSG>>RTable View of Account tables
  159. ─────────────────────────────
  160. The account tables are presented in table view format.   You may also wish to
  161. refer  to  those parts of the main documentation that describe Editing/Adding
  162. To/Viewing the Payee/Payor, Allocation, and Archive tables.
  163.  
  164. When browsing tables in table view,  you may use the arrow keys  or the mouse
  165. for scrolling, and the QuickJump keys are available:              <Ctrl-PgDn>
  166. <Ctrl-PgUp>      <Ctrl-End>      <Ctrl-Home>        (Also,  <Ctrl-RightArrow>
  167. and <Crtl-LeftArrow> may be used for panning to the right and left.).
  168.  
  169. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  170. you delete (with the <Del> key) a record (or "row" in spreadsheet terms),  it
  171. is first "marked" for deletion (you will see a caption,  <Deleted> at the top
  172. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  173. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  174. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  175. "undelete" the record.    The undelete must be performed prior to exiting the
  176. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  177. from the table.
  178.  
  179. It is suggested that you edit, change, or adjust erroneous entries in account
  180. tables rather than deleting entire records (rows).
  181.  
  182. Be aware that should you ever delete a record (row,  or complete entry)  from
  183. an account table (.BNK),  or otherwise make changes in any  of  the  monetary
  184. amount cells,  that there is NO automatic mathematical adjustment to the Bal-
  185. ance column (as you might expect to occur in a spreadsheet program, for exam-
  186. ple).  If you feel you really must delete an entire entry, make sure you edit
  187. and change the Balance cell not only in that record  but  also  in  the  last
  188. record of the account table.   (Suggestion:   use the on-line Calculator,  by
  189. pressing <Alt-K>, for quick math chores.)     Please ascertain that the final
  190. record's Balance cell has been ACCURATELY adjusted; { MONEY & BANKS }  relies
  191. on a correct Balance amount in the very bottom (last)  record  to  accurately
  192. continue its future updating of your banking records and amounts.
  193.  
  194. In Table View,   a blinking cursor inside of a cell indicates that you are in
  195. edit mode.  To end edit mode of a cell and retain any changes, press <Enter>.
  196. To discard current cell edits, press <Esc> while still in edit mode.
  197.  
  198. Pressing <Esc> or <RightMouse> saves any changes and returns you to where you
  199. began.
  200. View/Edit Other Data Tables (*.dbf)
  201. ────────────────────────────────────
  202. The *.DBF tables are presented in table view format, similar to that found in
  203. Transactions module.   The operation and function  is nearly identical.   You
  204. may wish to refer to those parts of the documentation that describes Editing/
  205. Adding To/Viewing the Payee/Payor, Allocation, and Archive tables.
  206.  
  207. When browsing tables in table view,  you  may use the arrow keys or the mouse
  208. for scrolling, and the QuickJump keys are available:     <Ctrl-PgDn>   <Ctrl-
  209. PgUp>       <Ctrl-End>       <Ctrl-Home>.     (Also,   <Ctrl-RightArrow>  and
  210. <Crtl-LeftArrow>  may be used for panning to the right and left.)
  211.  
  212. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  213. you delete (with the <Del> key) a record (or "row" in spreadsheet terms),  it
  214. is first "marked" for deletion (you will see a caption,  <Deleted> at the top
  215. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  216. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  217. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  218. "undelete" the record.   The  undelete must be performed prior to exiting the
  219. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  220. from the table.  Exercise extra caution when performing record deletes on any
  221. archival tables,  which are in essence history tables and a deleted record is
  222. irretrievably lost.
  223.  
  224. When editing the Archive table with this facility,  make sure that there  are
  225. no blank AlloCode cells.   Each AlloCode cell must have an entry that corres-
  226. ponds exactly to an AlloCode set up in the Allocation table.    Please review
  227. the precautions and warnings about editing the  Archive  table  in  the  main
  228. documentation under the heading "Viewing/Editing the Archive Table."
  229.  
  230. Although you may add and/or edit records (entries) in the  table-view format,
  231. two special hot-keys provide  "form view" editing and adding.   <Alt-N>  will
  232. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  233. single new record,  in easy-to-fill-out format.   Similarly,  the <Alt-E> key
  234. combination will bring up a form view to Edit the item,  or record,  that you
  235. have positioned the cursor on.   Make  your new entries or editing changes in
  236. form view, then press <F10> to Save or <Esc> to reject the changes.
  237.  
  238. In Table View,   a blinking cursor inside of a cell indicates that you are in
  239. edit mode.  To end edit mode of a cell and retain any changes, press <Enter>.
  240. To discard current cell edits, press <Esc> while still in edit mode.
  241.  
  242. Pressing  <Esc>  or  <RightMouse> in table view saves any changes and returns
  243. you level by level to where you began.
  244. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  245. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  246. ¬(0(■((«(É(View/Editing Data Tables
  247. ─────────────────────────
  248. When browsing tables in table view,  you  may use the arrow keys or the mouse
  249. for scrolling, and the QuickJump keys are available:     <Ctrl-PgDn>   <Ctrl-
  250. PgUp>       <Ctrl-End>       <Ctrl-Home>.     (Also,   <Ctrl-RightArrow>  and
  251. <Crtl-LeftArrow>  may be used for panning to the right and left.)
  252.  
  253. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  254. you delete (with the <Del> key) a record (or "row" in spreadsheet terms),  it
  255. is first "marked" for deletion (you will see a caption,  <Deleted> at the top
  256. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  257. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  258. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  259. "undelete" the record.   The  undelete must be performed prior to exiting the
  260. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  261. from the table.  Exercise extra caution when performing record deletes on any
  262. archival tables,  which are in essence history tables and a deleted record is
  263. irretrievably lost.
  264.  
  265. When editing the Archive table with this facility,  make sure that there  are
  266. no blank AlloCode cells.   Each AlloCode cell must have an entry that corres-
  267. ponds exactly to an AlloCode set up in the Allocation table.    Please review
  268. the precautions and warnings about editing the  Archive  table  in  the  main
  269. documentation under the heading "Viewing/Editing the Archive Table."
  270.  
  271. Although you may add and/or edit records (entries) in the  table-view format,
  272. two special hot-keys provide  "form view" editing and adding.   <Alt-N>  will
  273. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  274. single new record,  in easy-to-fill-out format.   Similarly,  the <Alt-E> key
  275. combination will bring up a form view to Edit the item,  or record,  that you
  276. have positioned the cursor on.   Make  your new entries or editing changes in
  277. form view, then press <F10> to Save or <Esc> to reject the changes.
  278.  
  279. Pressing  <Esc>  or  <RightMouse> in table view saves any changes and returns
  280. you level by level to where you began.
  281. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  282. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  283. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  284. ((View/Editing Data Tables
  285. ─────────────────────────
  286. When browsing tables in table view,  you  may use the arrow keys or the mouse
  287. for scrolling, and the QuickJump keys are available:     <Ctrl-PgDn>   <Ctrl-
  288. PgUp>       <Ctrl-End>       <Ctrl-Home>.     (Also,   <Ctrl-RightArrow>  and
  289. <Crtl-LeftArrow>  may be used for panning to the right and left.)
  290.  
  291. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  292. you delete (with the <Del> key) a record (or "row" in spreadsheet terms),  it
  293. is first "marked" for deletion (you will see a caption,  <Deleted> at the top
  294. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  295. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  296. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  297. "undelete" the record.   The  undelete must be performed prior to exiting the
  298. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  299. from the table.  Exercise extra caution when performing record deletes on any
  300. archival tables,  which are in essence history tables and a deleted record is
  301. irretrievably lost.
  302.  
  303. When editing the Archive table with this facility,  make sure that there  are
  304. no blank AlloCode cells.   Each AlloCode cell must have an entry that corres-
  305. ponds exactly to an AlloCode set up in the Allocation table.    Please review
  306. the precautions and warnings about editing the  Archive  table  in  the  main
  307. documentation under the heading "Viewing/Editing the Archive Table."
  308.  
  309. Although you may add and/or edit records (entries) in the  table-view format,
  310. two special hot-keys provide  "form view" editing and adding.   <Alt-N>  will
  311. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  312. single new record,  in easy-to-fill-out format.   Similarly,  the <Alt-E> key
  313. combination will bring up a form view to Edit the item,  or record,  that you
  314. have positioned the cursor on.   Make  your new entries or editing changes in
  315. form view, then press <F10> to Save or <Esc> to reject the changes.
  316.  
  317. In Table View,   a blinking cursor inside of a cell indicates that you are in
  318. edit mode.  To end edit mode of a cell and retain any changes, press <Enter>.
  319. To discard current cell edits, press <Esc> while still in edit mode.
  320.  
  321. Pressing  <Esc>  or  <RightMouse> in table view saves any changes and returns
  322. you level by level to where you began.
  323. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .
  324. Although you may add  and/or edit records (entries) in the table view format,
  325. two special hot-keys provide  "form view"  editing and adding.   <Alt-N> will
  326. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  327. single new record, in easy-to-fill-out format.   Similarly,  the  <Alt-E> key
  328. combination will bring up a form view to Edit the item,  or record,  that you
  329. have positioned the cursor on.    Make your new entries or editing changes in
  330. form view, then press <F10> to Save or <Esc> to reject the changes.
  331.  
  332. Do not ever use an exact duplicate of a PCode for more than one  Payee/Payor.
  333. Vary the codes at least slightly.   ALWAYS include a default AlloCode.
  334.  
  335. The small cell called "PAYOR" is very important;  it is a "logical-type" cell
  336. indicating whether the PName is a payee or a payor.  The only entries you may
  337. place in this cell are  either  "T"  (true, or yes)  or  "F"  (false, or no).
  338. Simply ask yourself this question for each payee/payor:    Is  this  party  a
  339. payor?   If yes, you must enter  "T"  in the Payor cell; if the answer is no,
  340. you enter  "F"  to indicate this is not a payor  (it  therefore  defaults  to
  341. being a payee).  This entry must NEVER be left blank.
  342.  
  343. The AlloCode cell appearing in the Payee/Payor table must contain  a  default
  344. allocation code.   This default AlloCode indicates the normal budget  alloca-
  345. tion for this payee/payor.   It will appear on the Transactions  screens  and
  346. may be changed temporarily for any transaction where the default is  inappro-
  347. priate.    There must be an exactly matching AlloCode entry in the Allocation
  348. table as well  (refer to  "Editing,  Adding to the Allocation Table"  in  the
  349. documentation).
  350.  
  351. By filling out the address cells for each Payee, you will provide information
  352. for the Label Writer utility to properly print  mailing labels,  as  well  as
  353. providing permanent records of information.
  354.  
  355. The "memo" field in each Payee/Payor record is for you to put in a merchant's
  356. account number,  or your phone or SSN, or other identifying line that will be
  357. printed at the top right portion of printed checks  (if  you  wish to use the
  358. optional checkprinting facility of this program).
  359. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  360. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  361. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  362. ((·(╝Allocation Table
  363. ─────────────────
  364. Although you may add  and/or edit records (entries) in the table view format,
  365. two special hot-keys provide  "form view"  editing and adding.   <Alt-N> will
  366. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  367. single new record, in easy-to-fill-out format on one screen.   Similarly, the
  368. <Alt-E>  key combination will bring up a form view to Edit the item,  or rec-
  369. ord, that you have positioned the cursor on.   Make your new entries or edit-
  370. ing changes in form view,  then press  <F10>  to Save or  <Esc> to reject the
  371. changes.
  372.  
  373. You must be sure that you have a matching  AlloCode  entry in the  Allocation
  374. table corresponding to the default  AlloCodes  you assign in the  Payee/Payor
  375. table.  For example, if you have a PCode called  "SHELL"  (for your Shell Oil
  376. Co.  credit card)  and you have indicated in the  Payee/Payor  table that the
  377. default  AlloCode for  "SHELL"  is  "AUTOP" (Auto - personal),  you must then
  378. ascertain there is truly a corresponding entry called  "AUTOP" in the Alloca-
  379. tion table in the column titled 'AlloCode'  that is identical in spelling and
  380. case.
  381.  
  382. Do not ever use an exact duplicate of an  AlloCode  for more than one alloca-
  383. tion.  Vary the codes at least slightly.
  384.  
  385. In the beginning stages of working with this program,  observe the sample en-
  386. tries and add to them in similar style,  deleting the sample entries later on
  387. that will not be used in your own system.   Please read the section on "Split
  388. Transactions"  in the documentation before deleting any entries in either the
  389. Allocation table or the Payee/Payor table.
  390.  
  391. Do  not  change/delete  in  the  ALLOCATIONS  table two AlloCode items called
  392. "SPLIT"  and  "SPLITD."   They are needed when one transaction covers credits
  393. or debits over different allocations.
  394.  
  395. When adding new entries to your Allocation table,  note  there  are two cells
  396. called "ATYPE" and "TAXCAT," respectively.   In the AType cell,  simply indi-
  397. cate either "E" for an Expense item (all Debits, whether or not they are con-
  398. sidered tax-deductible) or "I" to indicate an Income item (all Credits).  The
  399. TaxCat  cell  may be used to identify which part of your income tax form that
  400. might show a tax-related event (ie, you might wish to indicate Schedule C for
  401. business-related items).   Many personal AlloCodes will simply have the entry
  402. "None" in the TaxCat cell.
  403.  
  404. Mention must also be made about special transactions that are  simply  called
  405. "transfers."    When moving money from a checking account to a savings or in-
  406. vestment account,  or vice-versa,  these become  special transactions that do
  407. not fall under either category of expense or income,  yet they occur and must
  408. be accounted for.   You will note some sample  AlloCodes  we have provided in
  409. the Allocation table that begin with the letters "TRANS-" -- such as TRANSIN,
  410. TRANSSA, and TRANSCA.   We have included them all as either  'E' (expense) or
  411. 'I' (income) items (in their AType cells),  primarily for differentiation and
  412. certainly  not  for  tax or traditional budget allocation purposes;  this has
  413. been done to keep the program as simple as  possible  to  operate;  you might
  414. prefer to think of them as simply 'credits' or 'debits,'  'in to' or 'out of'
  415. an account.
  416.  
  417. TRANSIN would be an AlloCode for a  'transfer in to'  an account;  an example
  418. might simply be money  you are transfering  from a savings account  INTO  the
  419. account table you are currently working with.  It is an 'I' item in the Allo-
  420. cation table's AType cell but not a taxable income item (as you will have al-
  421. ready accounted for it at the time of deposit into that other account).
  422.  
  423. We have used  TRANSSA  to indicate a transfer  TO a savings or investment ac-
  424. count, an 'E' item certainly, but not necessarily a taxable event or a normal
  425. budget allocation.  The sample AlloCode called  TRANSCA,  an  'E' item in its
  426. AType cell,  is  used  in accounts such as money market funds or money market
  427. bank accounts for which you have set up a  .BNK  account  table in  { MONEY &
  428. BANKS }.  It  simply  indicates a transfer from such an account to a checking
  429. account.  Its use is primarily for differentiation.   You may  devise and add
  430. other "TRANS-" category AlloCodes as you may like for your own system.
  431.  
  432. Use of these special transfer-type  AlloCodes will allow you to make the dis-
  433. tinction in your interrim and end-year reports.
  434.  
  435. Please note that if  you  have a business directory  separate from a personal
  436. banking directory,  you will likely have differing expense and income alloca-
  437. tions.   For example,  automotive  expense  for  a business is usually a tax-
  438. related deduction item,  whereas a similar item in a personal account is not.
  439. Therefore,  you should plan to set up different  Payee/Payor  and  Allocation
  440. tables for business and personal use.  Simply having different data director-
  441. ies  will nicely accomplish this  while using the same executable program and
  442. master files  (see the  Quick Start section in the documentation for more in-
  443. formation).
  444.  
  445. The  on-line  editing  commands  are shown at the  bottom  of  the table view
  446. screen.   Additionally,  the QuickJumps  feature  you  may have used in other
  447. table views are available in this table's view as well  (even though they may
  448. not always be indicated on the screen).  The QuickJump keys are:  <Ctrl-PgDn>
  449.       <Ctrl-PgUp>      <Ctrl-End>      <Ctrl-Home>,  as well as  <Ctrl-Right-
  450. Arrow>      <Ctrl-LeftArrow>.
  451.  
  452. It  is  suggested  that you follow the capitalization style of the sample en-
  453. tries.  Although not required for functioning of the program, the differences
  454. in using  All Caps  or  Mixed Case  will show nicely later on in your printed
  455. reports and on-screen queries.
  456.  
  457. Pressing  <Esc> or <RightMouse> saves any changes and returns you to what you
  458. were doing before accessing table view.
  459. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  460. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'EAllocation Table
  461. ─────────────────
  462. Although you may add  and/or edit records (entries) in the table view format,
  463. two special hot-keys provide  "form view"  editing and adding.   <Alt-N> will
  464. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  465. single new record, in easy-to-fill-out format.   Similarly,  the  <Alt-E> key
  466. combination will bring up a form view to Edit the item,  or record,  that you
  467. have positioned the cursor on.    Make your new entries or editing changes in
  468. form view, then press <F10> to Save or <Esc> to reject the changes.
  469.  
  470. It is  suggested  that  you follow the capitalization style of the sample en-
  471. tries.  Although not required for functioning of the program, the differences
  472. in using All Caps or Mixed Case will show nicely later on in your printed re-
  473. ports and on-screen queries.
  474.  
  475. You must be sure that you have a matching  AlloCode  entry in the  Allocation
  476. table corresponding to the default  AlloCodes  you assign in the  Payee/Payor
  477. table.  For example, if you have a PCode called  "SHELL"  (for your Shell Oil
  478. Co. credit card)  and  you  have  indicated in the Payee/Payor table that the
  479. default  AlloCode for  "SHELL" is  "AUTOP"  (Auto - personal),  you must then
  480. ascertain there is truly a corresponding entry called  "AUTOP" in the Alloca-
  481. tion table in the column titled  'AlloCode' that is identical in spelling and
  482. case.
  483.  
  484. Do not ever use an exact duplicate of an  AlloCode  for more than one alloca-
  485. tion.  Vary the codes at least slightly.
  486.  
  487. In the beginning stages of working with this program,  observe the sample en-
  488. tries and add to them in similar style,  deleting the sample entries later on
  489. that will not be used in your own system.   Please read the section on "Split
  490. Transactions"  in the documentation before deleting any entries in either the
  491. Allocation table or the Payee/Payor table.
  492.  
  493. When adding new entries to your Allocation table,  note  there  are two cells
  494. called "ATYPE" and "TAXCAT," respectively.   In the AType cell,  simply indi-
  495. cate either "E" for an Expense item (all Debits, whether or not they are con-
  496. sidered tax-deductible) or "I" to indicate an Income item (all Credits).  The
  497. TaxCat  cell  may be used to identify which part of your income tax form that
  498. might show a tax-related event (ie, you might wish to indicate Schedule C for
  499. business-related items).   Many personal AlloCodes will simply have the entry
  500. "None" in the TaxCat cell.
  501.  
  502. Mention must also be made about special transactions that are  simply  called
  503. "transfers."    When moving money from a checking account to a savings or in-
  504. vestment account,  or vice-versa,  these become  special transactions that do
  505. not fall under either category of expense or income,  yet they occur and must
  506. be accounted for.   You will note some sample  AlloCodes  we have provided in
  507. the Allocation table that begin with the letters "TRANS-" -- such as TRANSIN,
  508. TRANSSA, and TRANSCA.   We have included them all as either  'E' (expense) or
  509. 'I' (income) items (in their AType cells),  primarily for differentiation and
  510. certainly  not  for  tax or traditional budget allocation purposes;  this has
  511. been done to keep the program as simple as  possible  to  operate;  you might
  512. prefer to think of them as simply 'credits' or 'debits,'  'in to' or 'out of'
  513. an account.
  514.  
  515. TRANSIN would be an AlloCode for a  'transfer in to'  an account;  an example
  516. might simply be money  you are transfering  from a savings account  INTO  the
  517. account table you are currently working with.  It is an 'I' item in the Allo-
  518. cation table's AType cell but not a taxable income item (as you will have al-
  519. ready accounted for it at the time of deposit into that other account).
  520.  
  521. We have used  TRANSSA  to indicate a transfer  TO a savings or investment ac-
  522. count, an 'E' item certainly, but not necessarily a taxable event or a normal
  523. budget allocation.  The sample AlloCode called  TRANSCA,  an  'E' item in its
  524. AType cell,  is  used  in accounts such as money market funds or money market
  525. bank accounts for which you have set up a  .BNK  account  table in  { MONEY &
  526. BANKS }.  It  simply  indicates a transfer from such an account to a checking
  527. account.  Its use is primarily for differentiation.   You may  devise and add
  528. other "TRANS-" category AlloCodes as you may like for your own system.
  529.  
  530. Use of these special transfer-type  AlloCodes will allow you to make the dis-
  531. tinction in your interrim and end-year reports.
  532. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤Editing, Adding to the Payee/Payor Table...
  533. ────────────────────────────────────────────
  534. It is here you add entries of your own, edit any existing ones (including the
  535. sample entries), and delete any that you do not wish in the table.
  536.  
  537. At the outset,  do  not  be  too hasty to delete the sample entries that have
  538. been provided:   of course  they  will  bear little relation to your own data
  539. requirements,  but exist for reference as to format and ideas.    Please read
  540. the information in the documentation under the headings  "Split Transactions"
  541. and "Dual PCodes" before making any permanent deletions.
  542.  
  543. The  on-line  editing  commands  are  shown  at  the bottom of the table view
  544. screen.   Additionally,  the  QuickJumps  feature you may have used in  other
  545. table views are available in this table's view as well  (even though they may
  546. not always be indicated on the screen).  The QuickJump keys are:  <Ctrl-PgDn>
  547.      <Ctrl-PgUp>     <Ctrl-End>     <Ctrl-Home>.     (Also, <Ctrl-RightArrow>
  548. and <Crtl-LeftArrow> may be used for panning to the right and left.)
  549.  
  550. Although you may add and/or edit records  (entries) in the table view format,
  551. two special hot-keys provide  "form view" editing and adding.   <Alt-N>  will
  552. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  553. single new record, in easy-to-fill-out format.   Similarly,  the  <Alt-E> key
  554. combination will bring up a form view to Edit the item,  or record,  that you
  555. have positioned the cursor on.    Make your new entries or editing changes in
  556. form view, then press <F10> to Save or <Esc> to reject the changes.
  557.  
  558. In Table View,   a blinking cursor inside of a cell indicates that you are in
  559. edit mode.  To end edit mode of a cell and retain any changes, press <Enter>.
  560. To discard current cell edits, press <Esc> while still in edit mode.
  561.  
  562. It  is  suggested  that you follow the capitalization style of the sample en-
  563. tries.  Although not required for functioning of the program, the differences
  564. in using All Caps or Mixed Case will show nicely later on in your reports and
  565. on-screen queries.  It also helps you distinguish between a payee or payor in
  566. the process of entering data in transactions and tables.
  567.  
  568.  
  569. Do not ever use an exact duplicate of a PCode for more than one  Payee/Payor.
  570. Vary the codes at least slightly.
  571.  
  572. The small cell called "PAYOR" is very important;  it is a "logical-type" cell
  573. indicating whether the PName is a payee or a payor.  The only entries you may
  574. place in this cell are  either  "T"  (true, or yes)  or  "F"  (false, or no).
  575. Simply ask yourself this question for each payee/payor:    Is  this  party  a
  576. payor?   If yes, you must enter  "T"  in the Payor cell; if the answer is no,
  577. you enter  "F"  to indicate this is not a payor  (it  therefore  defaults  to
  578. being a payee).  This entry must NEVER be left blank.
  579.  
  580. The AlloCode cell appearing in the Payee/Payor table must contain  a  default
  581. allocation code.   This default AlloCode indicates the normal budget  alloca-
  582. tion for this payee/payor.   It will appear on the Transactions  screens  and
  583. may be changed temporarily for any transaction where the default is  inappro-
  584. priate.    There must be an exactly matching AlloCode entry in the Allocation
  585. table as well  (refer to  "Editing,  Adding to the Allocation Table"  in  the
  586. documentation).
  587.  
  588. ALWAYS include a default AlloCode.  Do not leave  the  AlloCode  cell  blank;
  589. use an AlloCode you have already entered,  or will immediately enter,  in the
  590. Allocation table.   When entering transactions, you may decide not to use the
  591. default AlloCode,  in which case you  will  select  another  other  than  the
  592. default.   You must, however,  make sure the entries in the Payee/Payor table
  593. each have a default AlloCode.
  594.  
  595. By filling out the address cells for each Payee, you will provide information
  596. for the  Label Writer utility to properly print mailing labels,  as  well  as
  597. providing permanent records of information.
  598.  
  599. The "memo" field in each Payee/Payor record is for you to put in a merchant's
  600. account number,  or your phone or SSN, or other identifying line that will be
  601. printed at the  top right portion of printed checks  (if  you wish to use the
  602. optional checkprinting facility of this program).
  603.  
  604. Pressing  <Esc> or <RightMouse> saves any changes and returns you to what you
  605. were doing before accessing table view.
  606. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  607. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&Editing, Adding to the Allocation Table...
  608. ───────────────────────────────────────────
  609. You  must  be  sure that you have a matching AlloCode entry in the Allocation
  610. table corresponding to the  default  AlloCodes you assign in the  Payee/Payor
  611. table.  For example, if you have a PCode called  "SHELL"  (for your Shell Oil
  612. Co. credit card)  and  you  have indicated in the  Payee/Payor table that the
  613. default AlloCode for  "SHELL"  is  "AUTOP"  (Auto - personal),  you must then
  614. ascertain there is truly a corresponding entry called  "AUTOP" in the Alloca-
  615. tion table in the column titled  'AlloCode' that is identical in spelling and
  616. case.
  617.  
  618. Do not ever use an exact duplicate of an  AlloCode for more than one  alloca-
  619. tion.  Vary the codes at least slightly.
  620.  
  621. In the beginning stages of working with this program,  observe the sample en-
  622. tries and add to them in similar style,  deleting the sample entries later on
  623. that will not be used in your own system.   Please read the section on "Split
  624. Transactions"  in the documentation before deleting any entries in either the
  625. Allocation table or the Payee/Payor table.
  626.  
  627. When adding new entries to your Allocation table,  note  there  are two cells
  628. called  "ATYPE" and "TAXCAT," respectively.   In the AType cell, simply indi-
  629. cate either "E" for an Expense item (all Debits, whether or not they are con-
  630. sidered tax-deductible) or "I" to indicate an Income item (all Credits).  The
  631. TaxCat cell may be used to identify which part of your  income tax form  that
  632. might show a tax-related event (ie, you might wish to indicate Schedule C for
  633. business-related items).   Many personal AlloCodes will simply have the entry
  634. "None" in the TaxCat cell.  The ATYPE entry is mandatory; TAXCAT is optional.
  635.  
  636. Mention must also be made about special transactions that are  simply  called
  637. "transfers."    When moving money from a checking account to a savings or in-
  638. vestment account,  or vice-versa,  these become  special transactions that do
  639. not fall under either category of expense or income,  yet they occur and must
  640. be accounted for.   You will note some sample  AlloCodes  we have provided in
  641. the Allocation table that begin with the letters "TRANS-" -- such as TRANSIN,
  642. TRANSSA, and TRANSCA.   We have included them all as either  'E' (expense) or
  643. 'I' (income) items (in their AType cells),  primarily for differentiation and
  644. certainly  not  for  tax or traditional budget allocation purposes;  this has
  645. been done to keep the program as simple as  possible  to  operate;  you might
  646. prefer to think of them as simply 'credits' or 'debits,'  'in to' or 'out of'
  647. an account.
  648.  
  649. TRANSIN would be an AlloCode for a  'transfer in to'  an account;  an example
  650. might simply be money  you are transfering  from a savings account  INTO  the
  651. account table you are currently working with.  It is an 'I' item in the Allo-
  652. cation table's AType cell but not a taxable income item (as you will have al-
  653. ready accounted for it at the time of deposit into that other account).
  654.  
  655. We have used  TRANSSA  to indicate a transfer  TO a savings or investment ac-
  656. count, an 'E' item certainly, but not necessarily a taxable event or a normal
  657. budget allocation.  The sample AlloCode called  TRANSCA,  an  'E' item in its
  658. AType cell,  is  used  in accounts such as money market funds or money market
  659. bank accounts for which you have set up a  .BNK  account  table in  { MONEY &
  660. BANKS }.  It  simply  indicates a transfer from such an account to a checking
  661. account.  Its use is primarily for differentiation.   You may  devise and add
  662. other "TRANS-" category AlloCodes as you may like for your own system.
  663.  
  664. Use of these special transfer-type  AlloCodes will allow you to make the dis-
  665. tinction in your interrim and end-year reports.
  666.  
  667. Please note that if you  have  a  business directory separate from a personal
  668. banking directory,  you will likely have differing expense and income alloca-
  669. tions.   For example,  automotive expense  for  a  business is usually a tax-
  670. related deduction item,  whereas a similar item in a personal account may not
  671. be.   Therefore,  you should plan to set up different Payee/Payor and Alloca-
  672. tion tables for business and personal use.  Simply having different data dir-
  673. ectories will nicely accomplish this  while using the same executable program
  674. and master files  (see the Quick Start section  in the documentation for more
  675. information).
  676.  
  677. The  on-line  editing  commands  are  shown  at  the bottom of the table view
  678. screen.   Additionally,  the  QuickJumps  feature  you may have used in other
  679. table views are available in this table's view as well  (even though they may
  680. not always be indicated on the screen).  The QuickJump keys are:
  681. <Ctrl-PgDn>    <Ctrl-PgUp>    <Ctrl-End>    <Ctrl-Home>,   as well as  <Ctrl-
  682. Right-Arrow>      <Ctrl-LeftArrow>.
  683.  
  684. Although you may add  and/or edit records (entries) in the table view format,
  685. two special hot-keys provide  "form view"  editing and adding.  <Alt-N>  will
  686. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  687. single new record, in easy-to-fill-out format on one screen.
  688.  
  689. Similarly,  the <Alt-E> key combination will bring up a form view to Edit the
  690. item,  or record,  that  you  have  positioned the cursor on.   Make your new
  691. entries or editing changes in form view, then press <F10> to Save or <Esc> to
  692. reject the changes.
  693.  
  694. In Table View,   a blinking cursor inside of a cell indicates that you are in
  695. edit mode.  To end edit mode of a cell and retain any changes, press <Enter>.
  696. To discard current cell edits, press <Esc> while still in edit mode.
  697.  
  698. It  is  suggested  that  you  follow  the  capitalization style of the sample
  699. entries.  Although not required for functioning of the program, the differen-
  700. ces in using All Caps or Mixed Case will show nicely later on in your printed
  701. reports and on-screen queries.
  702.  
  703. Pressing  <Esc> or <RightMouse> saves any changes and returns you to what you
  704. were doing before accessing table view.
  705.  
  706.  
  707. Split Transactions
  708. ───────────────────
  709. ┌──────────────────────────┐
  710. │ PLEASE TAKE SPECIAL NOTE │
  711. └──────────────────────────┘
  712. Do not  change/delete  in the  ALLOCATIONS table  two  AlloCode  items called
  713. "SPLIT" and "SPLITD."  They are needed when one transaction covers credits or
  714. debits over different allocations.
  715.  
  716. For example,  one  check  written  to pay your American Express statement may
  717. cover  several  different  actual  charge transactions with different alloca-
  718. tions.  Your default AlloCode for American Express should be set up by you as
  719. "SPLIT," or changed to reflect that during transaction entry.
  720.  
  721. Or,  when making a deposit,  you  might  have  several  checks from different
  722. sources.   Instead of listing separate PCodes for each source, simply use the
  723. one  PCode called  "DEPS"  to show you have multiple entries in your bank de-
  724. posit.  The PCode "DEPS" will default to an AlloCode called "SPLITD."
  725. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  726. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&Viewing/Editing the Archive Table...
  727. ─────────────────────────────────────
  728. The cumulative reporting data from all your bank account tables in one direc-
  729. tory is found in the Archive table (Archive.dbf).
  730.  
  731. Be especially careful before deciding to delete  a record or item in an Arch-
  732. ive table.   This table is meant to be a permanent history of all your trans-
  733. actions in all your accounts in the current directory.   If you delete an en-
  734. tire item from a history table such as your current or annual archive tables,
  735. it is of course irretrievably lost; simply make sure that is what you intend.
  736.  
  737. You may edit individual cells to correct erroneous entries you may have made,
  738. or any needed adjustments.   Such is the main purpose of being able to easily
  739. access your Archive table(s).   Simply  observe  logical  caution  as  future
  740. reports  and queries are based upon  Archive tables,  and  reporting/querying
  741. accuracy depends entirely upon correct data entry and integrity.
  742.  
  743. Make sure that all AlloCode cells have an entry; there must be no empty Allo-
  744. Code cells in the Archive table.   Failure to observe this  could  cause  the
  745. program to fail during reporting and querying activity.
  746.  
  747. Follow  the  on-line  information  at the bottom of the view table screen for
  748. editing the Archive table.   The usual  QuickJump  keys are:      <Ctrl-PgDn>
  749. <Ctrl-PgUp>       <Ctrl-End>       <Ctrl-Home>.     (Also,  <Ctrl-RightArrow>
  750. and <Crtl-LeftArrow> may be used for panning to the right and left.)
  751.  
  752. In Table View,   a blinking cursor inside of a cell indicates that you are in
  753. edit mode.  To end edit mode of a cell and retain any changes, press <Enter>.
  754. To discard current cell edits, press <Esc> while still in edit mode.
  755.  
  756. Pressing  <Esc> or <RightMouse> saves any changes and returns you to what you
  757. were doing before accessing table view.
  758. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  759. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&éTable View of Account tables
  760. ─────────────────────────────
  761. The account tables are presented in table view format.   You may also wish to
  762. refer  to  those parts of the main documentation that describe Editing/Adding
  763. To/Viewing the Payee/Payor, Allocation, and Archive tables.
  764.  
  765. When browsing tables in table view,  you may use the arrow keys  or the mouse
  766. for scrolling, and the QuickJump keys are available:              <Ctrl-PgDn>
  767. <Ctrl-PgUp>      <Ctrl-End>      <Ctrl-Home>        (Also,  <Ctrl-RightArrow>
  768. and <Crtl-LeftArrow> may be used for panning to the right and left.).
  769.  
  770. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  771. you delete (with the <Del> key) a record (or "row" in spreadsheet terms),  it
  772. is first "marked" for deletion (you will see a caption,  <Deleted> at the top
  773. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  774. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  775. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  776. "undelete" the record.    The undelete must be performed prior to exiting the
  777. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  778. from the table.
  779.  
  780. It is suggested that you edit, change, or adjust erroneous entries in account
  781. tables rather than deleting entire records (rows).
  782.  
  783. Be aware that should you ever delete a record (row,  or complete entry)  from
  784. an account table (.BNK),  or otherwise make changes in any  of  the  monetary
  785. amount cells,  that there is NO automatic mathematical adjustment to the Bal-
  786. ance column (as you might expect to occur in a spreadsheet program, for exam-
  787. ple).  If you feel you really must delete an entire entry, make sure you edit
  788. and change the Balance cell not only in that record  but  also  in  the  last
  789. record of the account table.   (Suggestion:   use the on-line Calculator,  by
  790. pressing <Alt-K>, for quick math chores.)     Please ascertain that the final
  791. record's Balance cell has been ACCURATELY adjusted; { MONEY & BANKS }  relies
  792. on a correct Balance amount in the very bottom (last)  record  to  accurately
  793. continue its future updating of your banking records and amounts.
  794.  
  795. In Table View,   a blinking cursor inside of a cell indicates that you are in
  796. edit mode.  To end edit mode of a cell and retain any changes, press <Enter>.
  797. To discard current cell edits, press <Esc> while still in edit mode.
  798.  
  799. Pressing <Esc> or <RightMouse> saves any changes and returns you to where you
  800. began.
  801. Credit Cards Minder
  802. ────────────────────
  803. The utility,  "Credit Cards Minder,"  is an optional data table very  similar
  804. to other  { MONEY & BANKS }  tables.    Here you may keep records  about  the
  805. credit cards belonging to a family or business,  including  the  card  names,
  806. account numbers,  phone numbers to  report  lost or stolen cards,  cardholder
  807. name(s) appearing on the cards, and other pertinent information.
  808.  
  809. The records will be maintained by the program in alphabetical order  by  card
  810. name.  There is a listing option on the Report Writer menu to  view  or print
  811. information from this table.
  812.  
  813. The  on-line  editing  commands  are  shown  at  the bottom of the table view
  814. screen.   Additionally,  the  QuickJumps  feature you may have used in  other
  815. table views are available in this table's view as well  (even though they may
  816. not always be indicated on the screen).  The QuickJump keys are:  <Ctrl-PgDn>
  817.      <Ctrl-PgUp>     <Ctrl-End>     <Ctrl-Home>.     (Also, <Ctrl-RightArrow>
  818. and <Crtl-LeftArrow> may be used for panning to the right and left.)
  819.  
  820. Although you may add  and/or edit records (entries) in the table view format,
  821. two special hot-keys provide  "form view"  editing and adding.   <Alt-N> will
  822. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  823. single new record, in easy-to-fill-out format on one screen.   Similarly, the
  824. <Alt-E>  key combination will bring up a form view to Edit the item,  or rec-
  825. ord, that you have positioned the cursor on.   Make your new entries or edit-
  826. ing changes in form view,  then press  <F10>  to Save or  <Esc> to reject the
  827. changes.
  828.  
  829. Press  <Esc> or  <RightMouse> to save any changes and return to the Utilities
  830. Menu.
  831. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  832. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  833. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(The Check Printer
  834. ──────────────────
  835. If you have made previous transactions for which you have deferred the print-
  836. ing of checks,  you may access the Check Printer from a selection on the Main
  837. Menu.   You are presented with a scrolling list of available accounts; choose
  838. the account for which you would like to now print any unprinted checks.
  839.  
  840. (The Check Printing option comes up automatically  in the Transactions module
  841. after you have entered your final transaction in an account.   Selecting  "Y"
  842. or Yes to the check printing prompt will access the Check Printer module.)
  843.  
  844. You are presented with a listing of checks marked for  batch  printing,  that
  845. is,  to be printed all in sequence at one time.   Review the listing and pre-
  846. pare your blank checks in proper numerical order for insertion into the prin-
  847. ter when prompted  (see  Appendix A  in  the documentation for detailed check
  848. printing operation).
  849.  
  850. Press  <Esc>  when you are ready to continue; you will have an exit option on
  851. the next screen should you decide not to print checks at this time.
  852.  
  853. You will then be asked if the printer is ready  and  the first check has been
  854. inserted and properly aligned.   (There is also a message on the screen indi-
  855. cating the currently selected printer; if this does not match your printer or
  856. one of its emulations,  exit this module and select the proper printer in the
  857. Utilities Menu.)   If you are ready to print,  answer "Y" and the first check
  858. will immediately print.   After the first check has printed and been ejected,
  859. there is a pause for you to prepare the next blank check in sequence  and in-
  860. sert it into the printer (refer to  Appendix A  in the documentation).   When
  861. the next check is indeed ready,  press the  <Space> bar and the check will be
  862. immediately printed.   The  process  is  repeated until the last check in the
  863. batch has been printed.
  864.  
  865. You are next prompted whether or not you wish to print mailing labels.   Ans-
  866. wer "Y" or "N" as desired.  Information on label printing is contained in the
  867. section "The Label Writer," in the documentation.
  868.  
  869. Should a check ever be improperly printed,   possibly  because  of  misalign-
  870. ment or jamming in the printer,  it  is  possible  (and easy)  to reprint the
  871. check.   You will need to edit the bank account table;  from  the  Main Menu,
  872. select View Tables,  then Bank Account (*.BNK) Tables, and then the appropri-
  873. ate account.   Locate the record,  or row, containing the check number of the
  874. improperly printed check,  making  sure  the  highlight  indicator is on that
  875. row.    With the <RightArrow> key,  move the highlight to  the  cell  in  the
  876. column entitled "PR" -- a logical-type cell that indicates "T" (true, or yes,
  877. the check is to be printed)  or  "F"  (false, or no, the check is not  to  be
  878. printed).   The "PR" cell will indicate  "F."   Press the <Enter> key in this
  879. cell to activate the Edit mode,  and change the  "F" to  "T."  Mark any other
  880. check transaction records that need to be reprinted in the  same  way.   When
  881. finished,  press  <Esc>  to  save the changes and exit the table view screen.
  882.  
  883. You may now reprint the check(s) by selecting the Check Printer module on the
  884. Main Menu.   The checks that were marked  "T" in their "PR" cells will appear
  885. as checks to be printed; you may wish to use replacement checks from the very
  886. end of your inventory of imprinted checks,  crossing out  the  printed  check
  887. numbers  and  writing  in  the  corresponding check numbers for the reprinted
  888. transactions.   This action will allow your current sequence of check numbers
  889. to remain in agreement with those in the account table.
  890.  
  891. We  must  add  that  you might be tempted to change the Check Number ("CKNO")
  892. cell  itself,  thinking  that  you  will just use the next imprinted check in
  893. your checkbook and,  in effect,  void out the improperly printed transaction.
  894. We somewhat advise against such a procedure  for  two  reasons:   first, this
  895. introduces  sloppy and improper recordkeeping into your system.   Future  re-
  896. ports and queries will make no mention of the voided check number,  and there
  897. is no permanent record of what happened to the "missing" check;  although  it
  898. will  be  easy  to  remember what you did for the time being,  the passage of
  899. months or even years may surely bring up questions about curious or seemingly
  900. missing transactions or check numbers.
  901.  
  902. Second,  any such change of a check number will have to also be done manually
  903. in the Archive table   (which also relies on a correct sequence of check num-
  904. bers for all your accounts),   a  *required*  action all too easy to overlook
  905. at times, no matter how attentive you are to detail.
  906.  
  907. For your information, please note also that the check-numbering scheme in the
  908. Transactions module relies on a correct  "last"  check number (other than one
  909. with a zero "0")  at  the  end  (bottom)  of  an account table.  The next new
  910. checking transaction will be that check number, plus one.
  911. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-View/Editing Data Tables
  912. ─────────────────────────
  913. When browsing tables in table view,  you  may use the arrow keys or the mouse
  914. for scrolling, and the QuickJump keys are available:     <Ctrl-PgDn>   <Ctrl-
  915. PgUp>       <Ctrl-End>       <Ctrl-Home>.     (Also,   <Ctrl-RightArrow>  and
  916. <Crtl-LeftArrow>  may be used for panning to the right and left.)
  917.  
  918. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  919. you delete (with the <Del> key) a record (or "row" in spreadsheet terms),  it
  920. is first "marked" for deletion (you will see a caption,  <Deleted> at the top
  921. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  922. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  923. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  924. "undelete" the record.   The  undelete must be performed prior to exiting the
  925. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  926. from the table.  Exercise extra caution when performing record deletes on any
  927. archival tables,  which are in essence history tables and a deleted record is
  928. irretrievably lost.
  929.  
  930. Although you may add and/or edit records (entries) in the  table-view format,
  931. two special hot-keys provide  "form view" editing and adding.   <Alt-N>  will
  932. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  933. single new record,  in easy-to-fill-out format.   Similarly,  the <Alt-E> key
  934. combination will bring up a form view to Edit the item,  or record,  that you
  935. have positioned the cursor on.   Make  your new entries or editing changes in
  936. form view, then press <F10> to Save or <Esc> to reject the changes.
  937.  
  938. Pressing  <Esc>  or  <RightMouse> in table view saves any changes and returns
  939. you level by level to where you began.
  940. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  941. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'The Label Writer
  942. ─────────────────
  943. You may access the Label Writer from a selection on the Utilities Menu, or in
  944. response to the final prompt in the Transactions module.
  945.  
  946. The  Label Writer module is a simple utility allowing you to print up to six-
  947. teen labels at one time based upon names  and addresses you have entered into
  948. the Payee/Payor table.    The mailing labels are intended for use on your own
  949. envelopes  to  send  checks to payees for which you have no preprinted return
  950. envelopes.   You  might  wish  to manually select letter-quality mode on your
  951. printer before printing labels.   Labels  are  printed  in  10-cpi size print
  952. mode.
  953.  
  954. The Label Writer is set up for standard 1" x 3.5" labels,  such as the widely
  955. available  Avery #4145 adhesive pin-feed printer labels.   Labels may also be
  956. "printed" to (displayed on) the screen.
  957.  
  958. In the Label Writer module itself,  you are presented with empty PCode cells,
  959. one at a time up to sixteen in number.    You may type directly into the cell
  960. the PCode desired, or better yet,  press <Enter> in the empty cell and choose
  961. a PCode from a PickList that pops-up.
  962.  
  963. After you have chosen and confirmed with the  <Enter>  key one or more PCodes
  964. for labels you wish to print,  simply press  <Esc>  in the next empty cell to
  965. move on to the actual printing prompt screen.  You will then have an election
  966. to print to the <P>rinter, send to the <S>creen, or <Q>uit.  Make your selec-
  967. tion by pressing the appropriate letter key ("P" "S" or "Q").
  968.  
  969. If you choose <P>rinter, you will see a prompt asking if the printer is ready
  970. and loaded with 1 x 3.5 labels.    Pressing  "Y"  begins the printing of your
  971. labels.   There  will  be  three  printed lines  on each label,  provided you
  972. properly entered the information for each entry  when  setting up your PCodes
  973. in the Payee/Payor table.  The left print margin is 4 characters.
  974.  
  975. If you choose to "print" to the Screen,  you will see the selections shown in
  976. label format on the screen.
  977.  
  978. Choosing the <Q>uit option will exit the Label Writer utility.
  979. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  980. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  981. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  982. ((·(╝(╠
  983. (╥(ⁿ(¼(╛((╪(ö(\(▓(£ (╥ (╛
  984. (.    (µ(≡(P
  985. (Z(D(V(((E'E'E'E'E'E'E'E'E'E'<<NMSG>>The Main Menu screen
  986. ─────────────────────
  987. Move up and down menu items with your mouse or the arrow keys.   Make  a menu
  988. selection with either the <Enter> key or <LeftMouse>.
  989.  
  990. In general,  the  <Esc>  key or <RightMouse> will back you up to the previous
  991. screen or menu; exceptions are noted on certain screens, but in general <Esc>
  992. or  <RightMouse>  are the exit keys.   <LeftMouse> is the same as the <Enter>
  993. key.   Scroll with the mouse or arrow keys up/down tables,  menus,  on-screen
  994. reports, and when reading reference material/help on-line.
  995.  
  996. The first item on the Main Menu, "Transactions," is where most of your active
  997. banking business takes place;  it will be the only module requiring a  bit of
  998. your time to learn.   All other sections, or "modules," of  { MONEY & BANKS }
  999. are easy to use  and rather self-explanatory.    See the detailed information
  1000. on the Transactions module in the documentation.
  1001.  
  1002. The second selection is the "Check Printer" module.  Although the facility is
  1003. automatically available within the Transactions module,  it  is  additionally
  1004. presented here for times that you wish to utilize it separately  from  making
  1005. new transactions.    For example,  perhaps you had created  several  checking
  1006. transactions in one or more accounts using the Transactions  module  and  had
  1007. chosen to defer the printing of checks and/or labels  to  a  more  convenient
  1008. time;  you  may  then  elect to  print the checks from the selection  on  the
  1009. Main Menu as long as you had answered "Yes" to the prompt  "Include in  Batch
  1010. Check Printing?"  when  you  were  making out your transactions in the Trans-
  1011. actions module.
  1012.  
  1013. There is more information in  the  documentation  under  the  heading  "Check
  1014. Printer,"   as well as in Appendix A  which describes how to use regular bank
  1015. checks with this program.
  1016.  
  1017. The third item on the Main Menu,  is the "Report Writer."   Much of the power
  1018. and  utility  of the program  { MONEY & BANKS }  will be realized  with  this
  1019. module, although its importance will not be great until you have made several
  1020. months' worth of transactions,  possibly using many different accounts.   See
  1021. the documentation section on "The Report Writer" for details.
  1022.  
  1023. The next selection, "View Tables," is the fourth choice on the Main Menu.  It
  1024. is  a  versatile  way to immediately view data not only in your ".BNK" tables
  1025. but other data tables (*.DBF) as well.   You may also manually edit tables to
  1026. correct errors that may have crept in during transactions entry.  Most of the
  1027. important  tables are available for  view/edit  in the Transactions module as
  1028. well, via "hot-keys."   The View Tables heading in the documentation provides
  1029. detailed information.
  1030.  
  1031. The Utilities Menu is called from a selection on the  Main  Menu.   Here  you
  1032. will select from a choice of Printers,  or change directories,  perform back-
  1033. ups, find system information  and  current  time,  create  new  bank  account
  1034. tables, as well as other choices.   See the documentation information for the
  1035. Utilities Menu.
  1036.  
  1037. The sixth item,  "Shell to DOS"  provides a temporary shell out to  DOS,  for
  1038. purposes of formatting backup diskettes or running  small  utility  programs.
  1039. Don't attempt to load TSR's (memory resident programs) when  shelled  out  to
  1040. DOS from any program that  offers  this  feature.   To  return  to  { MONEY &
  1041. BANKS }  from the DOS prompt, simply type "EXIT" and press <Enter>.
  1042.  
  1043. The program  { MONEY & BANKS }  may be exited by choosing  the  final item on
  1044. the Main Menu, or by simply pressing <Esc> or <RightMouse>.    Never turn off
  1045. the computer or reboot without properly exiting; data loss may well occur.
  1046.  
  1047.   ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1048.   ║                                                                          ║
  1049.   ║            Summary of hot-key facilities (pop-ups):                      ║
  1050.   ║                                                                          ║
  1051.   ║                  <Alt-M>   <M>anual (on-line documentation)              ║
  1052.   ║                  <Alt-K>   <K>alculator                                  ║
  1053.   ║                  <Alt-L>   ca<L>endar                                    ║
  1054.   ║                  <Alt-S>   appointments <S>cheduler                      ║
  1055.   ║                                                                          ║
  1056.   ║                  <F1> or <MiddleMouse>    Help                           ║
  1057.   ║                                                                          ║
  1058.   ║                  <Esc>     exits any of the above                        ║
  1059.   ║                                                                          ║
  1060.   ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1061. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1062. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1063. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(lAdding a New Account
  1064. ─────────────────────
  1065. A bank data table covers one account at an insitution;  you may have as  many
  1066. accounts as you wish at one or more institutions but each account must have a
  1067. (slightly) different name.    For example,  if you have both a checking and a
  1068. money market account at, say, First National Bank,  you might call the check-
  1069. ing account simply  "FNB"  (the program attaches .BNK as a suffix to all  ac-
  1070. count names).   You  might  then call the money market account something like
  1071. "FNBMM"  or anything you like up to six characters (letters or numerals,  but
  1072. always beginning with a letter).  Remember to create any business accounts in
  1073. the directory  which will hold such business information separately from that
  1074. of personal banking.
  1075.  
  1076. The reason that you may only use up to six characters in the account descrip-
  1077. tion is that { MONEY & BANKS } will append a two-digit "year" when it is time
  1078. to permanently  archive and purge a previous year's data  (a selection on the
  1079. Utilities Menu).  For example, in January or February of each new year, after
  1080. all transactions  have been cleared and accounts reconciled,  you  will  most
  1081. likely need to move the ending year's data from the current tables and  perm-
  1082. anently archive them on diskettes for safekeeping.
  1083.  
  1084. At that time,  { MONEY & BANKS }  will append to the example "FNBMM.BNK"  ac-
  1085. count an ending year identifier,  such as  "94"  (if the ending year is 1994,
  1086. for example), so that only 1994 transactions will be archived  into  a  table
  1087. called "FNBMM94.BNK" that you may move to diskette or other storage media and
  1088. always have available for reference and safekeeping.
  1089.  
  1090. It is suggested that you begin each "new" account at  the  very  end  of  the
  1091. previous year.   For example,  if you are beginning to use  { MONEY & BANKS }
  1092. sometime in the year 1994,  you may wish to begin your accounts on  12/31/93,
  1093. the last day of the then "previous" year.  In this way your reports and other
  1094. data information are accurately portrayed for the entire new calendar year.
  1095.  
  1096. Even though this action may intially require somewhat extra data input by you
  1097. at the outset,  the result will be accurate and complete reporting, a primary
  1098. objective  for  using a banking management system such as  { MONEY & BANKS }.
  1099. As well,  your overall record-keeping and maintenance  shall be efficient and
  1100. up-to-date.  Do not forget that in subsequent years you may need to call upon
  1101. records and reports for information detail you have long since  forgotten  or
  1102. for which you no longer have paper records;  accurate  data  input  and  time
  1103. spent in the initial setup phase of your accounts will provide the basis  for
  1104. such recordkeeping.
  1105.  
  1106. You will be prompted for the last check number used on or just prior  to  the
  1107. beginning date.   { MONEY & BANKS }  will use this last check number for con-
  1108. secutive check transactions after the beginning date.   For new accounts just
  1109. opened at a bank,  make the check number one before your first printed check;
  1110. ie, if the first printed check is '101' then enter '100' at this prompt. (For
  1111. savings accounts,  you may leave this number at zero (0) as there will be  no
  1112. ordinary check-writing.)
  1113.  
  1114. The next prompt is for an ACCURATE balance in the account as of the beginning
  1115. date.  Please ascertain that this figure is indeed correct to the penny.
  1116.  
  1117. You shall then select the  size  of checks you are using  for  this  account;
  1118. either <P>ersonal or <B>usiness size checks are the only  selections  availa-
  1119. ble,  based upon current standardized bank-printed checks.   This information
  1120. will be used if you should choose  to  utilize  the  optional  check-printing
  1121. facilities of  { MONEY & BANKS }.  Specially-printed checks are not required.
  1122.  
  1123. After the account is created and you have exited from the Utilities Menu, you
  1124. will be returned to the Main Menu where you  may  select  "Transactions"  and
  1125. find your new account ready for use.      You may create and maintain as many
  1126. .BNK bank account tables as may be needed.
  1127. DBFO2ÇThe Check Printer
  1128. ──────────────────
  1129. If you have made previous transactions for which you have deferred the print-
  1130. ing of checks,  you may access the Check Printer from a selection on the Main
  1131. Menu.   You are presented with a scrolling list of available accounts; choose
  1132. the account for which you would like to now print any unprinted checks.
  1133.  
  1134. (The Check Printing option comes up automatically  in the Transactions module
  1135. after you have entered your final transaction in an account.   Selecting  "Y"
  1136. or Yes to the check printing prompt will access the Check Printer module.)
  1137.  
  1138. You are presented with a listing of checks marked for  batch  printing,  that
  1139. is,  to be printed all in sequence at one time.   Review the listing and pre-
  1140. pare your blank checks in proper numerical order for insertion into the prin-
  1141. ter when prompted  (see  Appendix A  in  the documentation for detailed check
  1142. printing operation).
  1143.  
  1144. Press  <Esc>  when you are ready to continue; you will have an exit option on
  1145. the next screen should you decide not to print checks at this time.
  1146.  
  1147. You will than be asked if the printer is ready  and  the first check has been
  1148. inserted and properly aligned.   (There is also a message on the screen indi-
  1149. cating the currently selected printer; if this does not match your printer or
  1150. one of its emulations,  exit this module and select the proper printer in the
  1151. Utilities Menu.)   If you are ready to print,  answer "Y" and the first check
  1152. will immediately print.   After the first check has printed and been ejected,
  1153. there is a pause for you to prepare the next blank check in sequence  and in-
  1154. sert it into the printer (refer to  Appendix A  in the documentation).   When
  1155. the next check is indeed ready,  press the  <Space> bar and the check will be
  1156. immediately printed.   The  process  is  repeated until the last check in the
  1157. batch has been printed.
  1158.  
  1159. You are next prompted whether or not you wish to print mailing labels.   Ans-
  1160. wer "Y" or "N" as desired.  Information on label printing is contained in the
  1161. Utilities Menu section "The Label Writer," in the documentation.
  1162. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1163. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1164. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  1165. ((·(╝(╠
  1166. (╥(ⁿ(¼(╛((╪(ö(\(▓(£ (╥ (╛
  1167. (.    (µ(≡(P
  1168. (Z(D(V(((E'E'EChange Directory and/or Drive
  1169. ──────────────────────────────
  1170. This  utility,   "Change to a Different Directory,"   allows  you  to  change
  1171. Drives and/or Directories to access variously stored data tables.   The util-
  1172. ity is simple to use and is self-explanatory;  simply  follow  the  on-screen
  1173. prompts.   If you type in a  non-existent or misspelled directory,  you  will
  1174. remain in the current directory, which will be indicated on the screen.
  1175.  
  1176. After changing directories you will be able to access and utilize data tables
  1177. in that directory.
  1178. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1179. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1180. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  1181. ((·(╝(╠
  1182. (╥(ⁿ(¼(╛((╪(ö(\(▓(£ (╥ (╛
  1183. (.    (µ(≡(P
  1184. (Z(D(V(((E'E'E'E'E'E'E'E'E'EReconcile your Bank Statement...
  1185. ─────────────────────────────────
  1186. Before accessing the Reconcile module to reconcile your bank statement,  make
  1187. sure  you  have  entered  all bank-generated items on the statement,  such as
  1188. interest credited to your account,  or service/check charges deducted, as NEW
  1189. transactions  in  your account following the method described for deposit and
  1190. check transactions.   Accurately  enter  the dates the bank has indicated the
  1191. transactions for interest and debits occurred;  do NOT use the default trans-
  1192. action date that automatically appears.   Simply overtype the particular date
  1193. numbers you wish to change.   Obviously, answer "N" when you are asked "Writ-
  1194. ing [a] Check?"
  1195.  
  1196. After entering the "new" transactions  (interest, etc.)  from the bank state-
  1197. ment,  begin yet another "transaction," which may be exited after reconcilia-
  1198. tion.   Accept  the  default transaction date,  answer  "N"  to  "Writing [a]
  1199. Check?"  with the intent of simply moving to the PCode cell.   When you reach
  1200. the PCode cell, you may then press <F6> and do your reconciliation.
  1201.  
  1202. In the Reconcile module,  have your bank statement available  and  follow the
  1203. on-line prompts,  entering information as requested.   If for some reason you
  1204. choose not to continue, pressing <Esc> on the initial screen of the Reconcile
  1205. module exits back to the Transactions module.
  1206.  
  1207. Simply enter the bank's idea of your current  balance,  the  EXACT  statement
  1208. date appearing on the statement, and then,  when prompted,  answer "Y" or "N"
  1209. to whether or not items have "cleared" (that is, appear on the statement).
  1210.  
  1211. If your reconciliation is out of balance, you will be so informed and return-
  1212. ed to the Transactions module.   You may then use the Table View  <F8> to see
  1213. where discrepancies might occur.   After you have determined the cause of the
  1214. discrepancy  and  made any necessary adjustments,  return to the Transactions
  1215. module and, when in the empty PCode cell, try again to reconcile your account
  1216. with the <F6> Reconcile module.
  1217.  
  1218. When your account is successfully reconciled and  you  are  returned  to  the
  1219. Transactions module, you may press  <F7>  to exit the Transactions module, if
  1220. you wish.   Your  account  will  be marked with the cleared items and you may
  1221. file your bank statement away.
  1222. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1223. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗The Report Writer
  1224. ──────────────────
  1225. All reports and listings are first shown on the screen in wide-access format;
  1226. that is,  reports wider than 80 characters may be scrolled out  to  the right
  1227. for you to view all contained information.   Simply  use  the  arrow  keys or
  1228. mouse.   After viewing your data on the screen, you will be presented with an
  1229. option to print the report;  wide reports  are printed  in compressed mode on
  1230. the default printer on printer port LPT1.
  1231.  
  1232. The first selection on the  Report Writer Menu  presents  a  formatted report
  1233. based on your Archive table  for the year-to-date,  sorted  by  the different
  1234. accounts in the current directory  as  well  as the date.   This  combination
  1235. report and query  may be run often  even though there may be no need to print
  1236. out such a report:   viewing your data on-screen in this format will yield an
  1237. important  grand-view concept of your banking management system.   Its impor-
  1238. tance  will  become  evident  after you have entered several months' worth of
  1239. transaction  data,  especially  if  you use more than one bank account table.
  1240. After viewing on-screen,  you may press <Esc> to continue;  you are presented
  1241. with an option to send the report to the printer.   Answer  yes or  no as you
  1242. may desire.
  1243.  
  1244. The second selection is very similar to the first report, except for the sort
  1245. order and summary information you will find therein.   It presents your Arch-
  1246. ive table data sorted by budget allocation categories spanning all your vari-
  1247. ous accounts.   Again, the importance of this information will become greatly
  1248. enhanced after several months' worth of data entry.
  1249.  
  1250. The third report is again similar,  presenting  the  Archive  table sorted by
  1251. Payee/Payor.  In this order, the report is grouped and totaled by Payee/Payor
  1252. from all the accounts as combined in the Archive table.  With a large Archive
  1253. table,  this  report  will probably take more time to prepare and show on the
  1254. screen than the other reports, due to its complexity.   This is a most useful
  1255. report,  particularly at year-end,  showing how much you have paid to, or re-
  1256. ceived from, each Payee/Payor, respectively.
  1257.  
  1258. The fourth item presented in the Report Writer,  is  an  opportunity  to view
  1259. and/or  print formatted reports of your individual account tables.   When you
  1260. had the opportunity to peruse account tables in table view mode,  you saw en-
  1261. tries in raw data format:  PCodes referring to Payee/Payors you could not re-
  1262. member, the same with all those AlloCodes.   Here, in a formatted report, you
  1263. will see the correlation to the actual names of your payees and payors, along
  1264. with your allocations in plain English.   The  reports/queries  here are pre-
  1265. sented in order of transaction date  and you may choose  the separate account
  1266. tables to view.   As with all the selections in the  Report Writer,  you  are
  1267. given a choice to print the formatted reports on your printer.   This listing
  1268. is a fast, efficient report to produce.
  1269.  
  1270. Fifth, a report listing outstanding, or uncleared, transactions in any of the
  1271. account tables provides the means for you to observe which items have not yet
  1272. been marked as  "CL"  (a logical-type cell for "cleared").   Transactions are
  1273. automatically marked "cleared" as you check them off from your bank statement
  1274. in the Reconcile module.   This quick and efficient report may be viewed and/
  1275. or printed frequently.
  1276.  
  1277. The sixth and seventh items are primarily for your deskside reference:   they
  1278. are simple listings in alphabetical order of your current  Payee/Payor  table
  1279. codes and Allocation table codes, respectively.
  1280.  
  1281. The eighth option  on  the menu covers a data table  that is included on  the
  1282. Utilities Menu,  "CD's / BONDS / PORTFOLIO,"  an extra storage table for opt-
  1283. ional entry of your various certificates of deposit,  savings accounts/plans,
  1284. bonds and/or other securities.   The report includes only items in that table
  1285. that you have marked as "Active;"  that is,  are currently maintained in your
  1286. portfolio  (inactive items  are kept in the table for long term recordkeeping
  1287. purposes).
  1288.  
  1289. The ninth selection, "Listing of the Credit Cards Minder," is a simple report
  1290. showing the current items in the Credit Card Minder  (on the Utilities Menu).
  1291. The listing is presented in alphabetical order by card name.
  1292.  
  1293. The final report item for Plain,  Generic listings is not truly what might be
  1294. called a report.   It presents raw table data from any account table, current
  1295. or archival,  or  any  other  data table for which you might need a printout.
  1296. Please realize these are basic, unformatted listings without screen scrolling
  1297. but are invaluable  when you need to retrieve stored data  not available with
  1298. the other menu choices.    The selection of the tables is similar to the View
  1299. Tables selection on the Main Menu.   If  you  are  retrieving data from other
  1300. drives or directories,  use the "Change Directory" selection on the Utilities
  1301. Menu prior to running your report request.
  1302.  
  1303. The final option on the Report Writer menu  returns you to the Main Menu,  or
  1304. you may simply press  <Esc> or  <RightMouse> when you wish to exit the Report
  1305. Writer.
  1306.  
  1307. All reports shown on the screen  will  have a resulting text file left in the
  1308. current directory;  these text files,  in standard ASCII format, have the ex-
  1309. tension  .RPT  as report identifiers.   The prefix part of the file name will
  1310. refer briefly to the report selection you had made; these files are overwrit-
  1311. ten each time you specify a new version of the report.  The main use of these
  1312. .RPT files is for users who have desktop publishing programs and/or Microsoft
  1313. Windows(tm) who would like to print out their reports from  { MONEY & BANKS }
  1314. with the unique font and formatting capabilities contained in those programs.
  1315. Simply read or import the .RPT files as standard ASCII text files.  For exam-
  1316. ple, in Microsoft Windows(tm) Notepad, you may simply open the file by speci-
  1317. fying the file name  (ie, "AC.RPT")  and view/prepare your report as desired.
  1318. In  Ventura Publisher(tm),  Windows(tm) Write,  or  Microsoft  Word  for Win-
  1319. dows(tm),  you  would  import  the  file as standard ASCII text and make your
  1320. printed presentations from within those programs.    Refer to those programs'
  1321. documentation for information on formatting columnar text or tables.
  1322.  
  1323. If you have no use whatsover for the resulting  .RPT  files left in your cur-
  1324. rent directory,  you may safely delete them or leave them there,  as desired.
  1325. They will recur each time you use the Report Writer module, and existing .RPT
  1326. files will be overwritten by any new updates.  You may also retain .RPT files
  1327. by  renaming  the prefix part of the file name and storing them in the direc-
  1328. tory or on diskette.
  1329. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1330. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1331. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  1332. ((·(╝(╠
  1333. (╥(ⁿ(¼(╛((╪(ö(Generic, Plain reports
  1334. ───────────────────────
  1335. There  are  two  types  of data tables in  { MONEY & BANKS }:    the  account
  1336. tables,  which have a filename extension of  .BNK, and all other data tables,
  1337. which all have an extension of .DBF.   Both  types  of  tables may be used to
  1338. prepare viewable or printed listings with this module.
  1339.  
  1340. The item for Plain, Generic listings is not truly  what  might  be  called  a
  1341. report.   It presents raw table data from any account table, current or archi-
  1342. val, or any other data table for which you might need a view or printout.
  1343.  
  1344. Please realize these are basic,  unformatted listings but are invaluable when
  1345. you  need  to retrieve stored data not available with the other menu choices.
  1346. The selection of the tables is  similar to the  View Tables  selection on the
  1347. Main Menu.   If you are retrieving data from other drives or directories, use
  1348. the Change Directory selection  on  the  Utilities Menu prior to running your
  1349. report request.
  1350.  
  1351. Listings of the chosen data table are first sent to the screen, followed by a
  1352. prompt for printing.
  1353.  
  1354. Print requests  are sent to the printer in compressed mode with a left margin
  1355. of 0.  Space between columns defaults to two (2) spaces.
  1356. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1357. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1358. ¬(0(■((«(É(P(p(^(NView/Editing Data Tables
  1359. ─────────────────────────
  1360. When browsing tables in table view,  you may use the arrow keys  or the mouse
  1361. for scrolling, and the QuickJump keys are available:              <Ctrl-PgDn>
  1362. <Ctrl-PgUp>      <Ctrl-End>      <Ctrl-Home>        (Also,  <Ctrl-RightArrow>
  1363. and <Crtl-LeftArrow> may be used for panning to the right and left.).
  1364.  
  1365. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  1366. you delete (with the <Del> key) a record (or "row" in spreadsheet terms),  it
  1367. is first "marked" for deletion (you will see a caption,  <Deleted> at the top
  1368. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  1369. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  1370. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  1371. "undelete" the record.    The undelete must be performed prior to exiting the
  1372. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  1373. from the table.
  1374.  
  1375. Although you may add  and/or edit records (entries) in the table view format,
  1376. two special hot-keys provide  "form view"  editing and adding.   <Alt-N> will
  1377. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  1378. single new record, in easy-to-fill-out format on one screen.   Similarly, the
  1379. <Alt-E>  key combination will bring up a form view to Edit the item,  or rec-
  1380. ord, that you have positioned the cursor on.   Make your new entries or edit-
  1381. ing changes in form view,  then press  <F10>  to Save or  <Esc> to reject the
  1382. changes.
  1383.  
  1384. Pressing  <Esc>  or  <RightMouse> in table view saves any changes and returns
  1385. you to where you began.
  1386. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1387. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1388. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  1389. ((·(╝(╠
  1390. (╥(ⁿ(¼(╛(View/Editing Data Tables
  1391. ─────────────────────────
  1392. When browsing tables in table view,  you may use the arrow keys  or the mouse
  1393. for scrolling, and the QuickJump keys are available:              <Ctrl-PgDn>
  1394. <Ctrl-PgUp>      <Ctrl-End>      <Ctrl-Home>        (Also,  <Ctrl-RightArrow>
  1395. and <Crtl-LeftArrow> may be used for panning to the right and left.).
  1396.  
  1397. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  1398. you delete (with the <Del> key) a record (or "row" in spreadsheet terms),  it
  1399. is first "marked" for deletion (you will see a caption,  <Deleted> at the top
  1400. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  1401. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  1402. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  1403. "undelete" the record.    The undelete must be performed prior to exiting the
  1404. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  1405. from the table.
  1406.  
  1407. Although you may add  and/or edit records (entries) in the table view format,
  1408. two special hot-keys provide  "form view"  editing and adding.   <Alt-N> will
  1409. bring up a blank  "form"  containing entry cells for all the information in a
  1410. single new record, in easy-to-fill-out format on one screen.   Similarly, the
  1411. <Alt-E>  key combination will bring up a form view to Edit the item,  or rec-
  1412. ord, that you have positioned the cursor on.   Make your new entries or edit-
  1413. ing changes in form view,  then press  <F10>  to Save or  <Esc> to reject the
  1414. changes.
  1415.  
  1416. Pressing  <Esc>  or  <RightMouse> in table view saves any changes and returns
  1417. you to where you began.
  1418. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1419. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1420. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  1421. ((·(╝(╠
  1422. (╥(ⁿ(¼(╛(The CD's / BONDS / PORTFOLIO Securities Table
  1423. ──────────────────────────────────────────────
  1424. The  CD's / BONDS / PORTFOLIO Securities Table (Secur.dbf)  is included as an
  1425. extra  storage  table for entry of your various certificates of deposit, sav-
  1426. ings accounts/plans, bonds and/or other securities.   It exists for your opt-
  1427. ional use and convenience.    (Its use is not required for proper functioning
  1428. of  { MONEY & BANKS }. )   Herein you may list and keep records of active and
  1429. formerly active certificates of deposit, savings accounts, bonds and/or port-
  1430. folio items,  or other items of value.    There is also a report selection on
  1431. the  Report Writer Menu  that  includes only items in the table that you have
  1432. marked as  "Active;"  that is,  entries that are currently maintained in your
  1433. portfolio  (inactive items are kept in the table for  long-term recordkeeping
  1434. purposes).
  1435.  
  1436. After  you  have  had  some  practice  dealing  with the other data tables in
  1437. { MONEY & BANKS },  you will find entry and maintenance  of  this table quite
  1438. familiar and simple.    View the sample entries to start,  add your own,  and
  1439. delete the samples later on.   You might make note of  the  "Active"  cell in
  1440. this table;  it is a  "logical" type entry expecting either "T" (true) or "F"
  1441. (false)  to indicate yes or no this item is active or it is not.   Only items
  1442. marked "T" (true they are active) are included in the reporting option on the
  1443. Report Writer Menu.   The  entries  in  this table are not sorted in order of
  1444. date or name;  they  are  simply  maintained in the order you choose to enter
  1445. them.
  1446.  
  1447. Not all of the other entry cells need be filled in.  Again, this table is for
  1448. your own convenient recordkeeping and may be used as you wish.
  1449.  
  1450. Press  <Esc> or  <RightMouse> to exit and any changes/additions will be saved
  1451. for you.
  1452. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1453. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛Select a Different Printer
  1454. ───────────────────────────
  1455. This utility allows you to select the proper printer driver for your brand of
  1456. printer.
  1457.  
  1458. Printer Support for Reports, Checks and Labels Printing
  1459. ────────────────────────────────────────────────────────
  1460. There is printer support  for a  variety  of printers;  select  a  compatible
  1461. printer from the  "Select a Different Printer"  item on the Utilities Menu to
  1462. replace the default printer.  If your exact brand and model of printer is not
  1463. listed, there should be at least one selection that is a compatible emulation
  1464. for your printer; check your own printer's manual for emulation guidelines.
  1465.  
  1466. You may wish to manually select letter-quality print style on the printer it-
  1467. self for the printing of checks and mailing labels.   You  should use  draft-
  1468. quality for most reports simply because of the printing speed,  especially if
  1469. reports are lengthy.
  1470.  
  1471. If you elect to use the selection for  "Generic Printer",  please  note  that
  1472. print size codes will not be sent to your printer.  You  should  then  select
  1473. manually on the printer itself the compressed mode option for the printing of
  1474. reports.    Select  10-cpi  mode for the printing of labels and,  especially,
  1475. checks.
  1476.  
  1477. The PRINTER.DBF table contains all the printer models and codes, and is edit-
  1478. able by the end user by using the View Tables selection on the Main Menu, but
  1479. is only available for editing when working in the main \MONEY directory.   If
  1480. you are in your  \MONEY\BUSINESS subdirectory, for example,  you will need to
  1481. change directories  (see the option for this on the Utilities Menu)  or  exit
  1482. the program  and restart it in the main  \MONEY  directory  in  order for the
  1483. PRINTER.DBF  table to appear  on the  <View Tables>  <Other *.dbf>  selection
  1484. menu.
  1485.  
  1486. Most users will not ever need to edit the PRINTER.DBF codes.
  1487.  
  1488. If you do plan to edit the  PRINTER.DBF,  please note that printer codes  are
  1489. entered in Lotus-style format;  see  your  own  printer's  manual for printer
  1490. codes.    Currently,  { MONEY & BANKS }  only uses 10-cpi size and Compressed
  1491. size for its printing requirements.
  1492. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1493. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1494. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  1495. ((·(╝(╠
  1496. (╥(ⁿ(¼(╛((╪(ö(\(▓(£ (╥ (╛
  1497. (.    (µ(≡(P
  1498. (ZSplit Transactions
  1499. ───────────────────
  1500. PLEASE TAKE SPECIAL NOTE:
  1501. Do not change/delete the PCode entry in the PAYEE/PAYOR table called  "DEPS,"
  1502. and in the ALLOCATIONS table two AlloCode items called  "SPLIT" and "SPLITD."
  1503. They are needed when one transaction covers credits  or debits over different
  1504. allocations.
  1505.  
  1506. For example,  one check written to  pay  your  American Express statement may
  1507. cover  several  different  actual  charge transactions with different alloca-
  1508. tions.  Your default AlloCode for American Express should be set up by you as
  1509. "SPLIT," or changed to reflect that during transaction entry.
  1510.  
  1511. Or,  when making a deposit,  you  might  have  several  checks from different
  1512. sources.   Instead of listing separate PCodes for each source, simply use the
  1513. one  PCode called  "DEPS"  to show you have multiple entries in your bank de-
  1514. posit.  The PCode "DEPS" will default to an AlloCode called "SPLITD."
  1515.  
  1516. Such transactions will automatically present a  pop-up  edit  screen  for the
  1517. Archive table  (ARCHIVE.DBF)  so that you may  manually  edit  the  "splits."
  1518. Pressing  <Ins>  will give you a duplicate record of the transaction  so that
  1519. you may divide the one  "split"  transaction into as many individual  alloca-
  1520. tions  as you may require,  all referencing the same check number or deposit.
  1521. Edit the CREDIT/DEBIT cells as needed,  as well as the ALLOCODE and PCODE ad-
  1522. justments.   Do not leave any AlloCode cells blank;  make sure  there  is  an
  1523. entry in each AlloCode cell before exiting this screen.
  1524.  
  1525. Please note that this special area of the program has "locks"  on  the  cells
  1526. that appear in table view.   The locks are  there  to  prevent  unintentional
  1527. changes or deletions to the Archive table.  To edit or close-edit a cell, you
  1528. must each time press the <Enter>  key  in  the  cell  before  attempting  any
  1529. changes,  even when the cell might be empty.   For example,  to enter a valid
  1530. AlloCode in its proper cell, place the highlight on that cell,  press <Enter>
  1531. to open it for editing, and press <F10>  to  call  up  a  PickList  for  your
  1532. allocation codes and make a selection with the  <Enter>  key.   To  change  a
  1533. monetary amount,  press <Enter> to open the cell,  make the adjustment in the
  1534. amount,  and press <Enter> again to close the cell.   Do not edit  any  cells
  1535. that are not indicated at the bottom of the screen.
  1536.  
  1537. The American Express check transaction  mentioned  above  should  retain  the
  1538. PCode for that Payee  (usually, you might call it "AMEX") in the split trans-
  1539. actions.   The  AlloCodes are changed to reflect the proper allocations,  and
  1540. the DEBIT cells are manually edited to match the allocations.
  1541.  
  1542. The split deposit entry should have its  PCode  entries edited to reflect the
  1543. source (Payors) of each item;  a pop-up PickList is available for your use in
  1544. selecting previously set PCodes.  Edit the CREDIT and AlloCode cells as well.
  1545. You will note the AlloCode cell changes to the default item for the PCode you
  1546. just selected; you may retain the default or select another from an available
  1547. pop-up PickList.   Do not ever leave any AlloCode cell blank!
  1548.  
  1549. The  split-transactions  operation  will  become obvious and simple after you
  1550. have tried it a few times,  rather than just reading about it.
  1551.  
  1552. As mentioned above,  pop-up PickLists are available for AlloCodes  and PCodes
  1553. in the split-transactions editing table;  follow the on-line instructions  at
  1554. the bottom of the screens for the "hot-keys," etc.
  1555.  
  1556. Pressing  <Esc> after your final adjustment saves the changes and returns you
  1557. to the  Transactions module so that you may continue.
  1558.  
  1559. If your monetary adjustments are out of agreement,  you  will  be so informed
  1560. and presented with an opportunity to make further adjustments.    Again,  ob-
  1561. serve carefully the on-line instructions.
  1562. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1563. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥Split Transactions
  1564. ───────────────────
  1565. PLEASE TAKE SPECIAL NOTE:
  1566. Do not change/delete the PCode entry in the PAYEE/PAYOR table called  "DEPS,"
  1567. and in the ALLOCATIONS table two AlloCode items called  "SPLIT" and "SPLITD."
  1568. They are needed when one transaction covers credits  or debits over different
  1569. allocations.
  1570.  
  1571. For example,  one check written to  pay  your  American Express statement may
  1572. cover  several  different  actual  charge transactions with different alloca-
  1573. tions.  Your default AlloCode for American Express should be set up by you as
  1574. "SPLIT," or changed to reflect that during transaction entry.
  1575.  
  1576. Or,  when making a deposit,  you  might  have  several  checks from different
  1577. sources.   Instead of listing separate PCodes for each source, simply use the
  1578. one  PCode called  "DEPS"  to show you have multiple entries in your bank de-
  1579. posit.  The PCode "DEPS" will default to an AlloCode called "SPLITD."
  1580.  
  1581. Such transactions will automatically present a  pop-up  edit  screen  for the
  1582. Archive table  (ARCHIVE.DBF)  so that you may  manually  edit  the  "splits."
  1583. Pressing  <Ins>  will give you a duplicate record of the transaction  so that
  1584. you may divide the one  "split"  transaction into as many individual  alloca-
  1585. tions  as you may require,  all referencing the same check number or deposit.
  1586. Edit the CREDIT/DEBIT cells as needed,  as well as the ALLOCODE and PCODE ad-
  1587. justments.   Do not leave any AlloCode cells blank;  make sure  there  is  an
  1588. entry in each Allocode cell before exiting this screen.
  1589.  
  1590. Please note that this special area of the program has "locks"  on  the  cells
  1591. that appear in table view.   The locks are  there  to  prevent  unintentional
  1592. changes or deletions to the Archive table.  To edit or close-edit a cell, you
  1593. must each time press the <Enter>  key  in  the  cell  before  attempting  any
  1594. changes,  even when the cell might be empty.   For example,  to enter a valid
  1595. AlloCode in its proper cell, place the highlight on that cell,  press <Enter>
  1596. to open it for editing, and press <F10>  to  call  up  a  PickList  for  your
  1597. allocation codes and make a selection with the  <Enter>  key.   To  change  a
  1598. monetary amount,  press <Enter> to open the cell,  make the adjustment in the
  1599. amount,  and press <Enter> again to close the cell.   Do not edit  any  cells
  1600. that are not indicated at the bottom of the screen.
  1601.  
  1602. The American Express check transaction  mentioned  above  should  retain  the
  1603. PCode for that Payee  (usually, you might call it "AMEX") in the split trans-
  1604. actions.   The  AlloCodes are changed to reflect the proper allocations,  and
  1605. the DEBIT cells are manually edited to match the allocations.
  1606.  
  1607. The split deposit entry should have its  PCode  entries edited to reflect the
  1608. source (Payors) of each item;  a pop-up PickList is available for your use in
  1609. selecting previously set PCodes.  Edit the CREDIT and AlloCode cells as well.
  1610. You will note the AlloCode cell changes to the default item for the PCode you
  1611. just selected; you may retain the default or select another from an available
  1612. pop-up PickList.  Do not ever leave any AlloCode cells blank.
  1613.  
  1614. The  split-transactions  operation  will  become obvious and simple after you
  1615. have tried it a few times,  rather than just reading about it.
  1616.  
  1617. As mentioned above,  pop-up PickLists are available for AlloCodes  and PCodes
  1618. in the split-transactions editing table;  follow the on-line instructions  at
  1619. the bottom of the screens for the "hot-keys," etc.
  1620.  
  1621. Pressing  <Esc> after your final adjustment saves the changes and returns you
  1622. to the  Transactions module so that you may continue.
  1623.  
  1624. If your monetary adjustments are out of agreement,  you  will  be so informed
  1625. and presented with an opportunity to make further adjustments.    Again,  ob-
  1626. serve carefully the on-line instructions.
  1627. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1628. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥The Utilities Menu
  1629. ───────────────────
  1630.  
  1631. The first Utility option,  "CD's / BONDS / PORTFOLIO  Records,"  is a  simple
  1632. recordkeeping table which is outside the functional boundry of  the main pro-
  1633. gram,  and  is there for your optional use and convenience.   Therein you may
  1634. list  and keep records of active and formerly active certificates of deposit,
  1635. savings accounts, bonds and/or portfolio items, or other items of value.
  1636.  
  1637. After  you  have  had  some  practice  dealing  with the other data tables in
  1638. { MONEY & BANKS },  you will find entry and maintenance  of  this table quite
  1639. familiar and simple.    View the sample entries to start,  add your own,  and
  1640. delete the samples later on.   You might make note of  the  "Active"  cell in
  1641. this table;  it is a  "logical" type entry expecting either "T" (true) or "F"
  1642. (false)  to indicate yes or no this item is active or it is not.   Only items
  1643. marked "T" (true they are active) are included in the reporting option on the
  1644. Report Writer Menu.   The  entries  in  this table are not sorted in order of
  1645. date or name;  they  are  simply  maintained in the order you choose to enter
  1646. them.
  1647.  
  1648.  
  1649. The second item,  "Credit Cards Minder,"  is another optional data table very
  1650. similar to the  "CD's / BONDS / PORTFOLIO  Records"  table.   Therein you may
  1651. keep records  about  the credit cards belonging to a family or business,  in-
  1652. cluding the card names,  account numbers,  phone numbers  to  report  lost or
  1653. stolen cards,  cardholder name(s) appearing on the cards, and other pertinent
  1654. information.   The records  will be maintained by the program in alphabetical
  1655. order by card name.  The use or non-use of this facility has no effect on the
  1656. operation of the main components of  { MONEY & BANKS };  it is  provided  for
  1657. your convenience if you wish to keep such records in a single place.    There
  1658. is a listing option on the Report Writer menu  to  view  or print information
  1659. from this table.
  1660.  
  1661.  
  1662. The third Utility selection,   "Backup Data Tables to Diskette,"  is  a  very
  1663. useful backup facility for users of DOS 5.0 and greater.   It transfers fully
  1664. usable (not compressed)  DOS copies of all data tables that have been changed
  1665. or added  since you last did such a backup.   You are presented with a choice
  1666. of using either the  A: or  B: drive;  initially, insert a formatted diskette
  1667. and all tables are copied to that diskette.   Differential type  backups  are
  1668. then performed daily as you use the program and elect to use this utility.
  1669.  
  1670. You might consider using  two  alternate-day  diskettes  for  extra  failsafe
  1671. security of your financial backups.    Please note that the utility relies on
  1672. the  DOS 5.0 (and greater)  command  REPLACE.EXE,  which must be available in
  1673. your path.   You will have to run this utility in each directory in which you
  1674. have active data tables for the program  { MONEY & BANKS };  use a  different
  1675. diskette for each directory.   If  you  are  using a version of DOS less than
  1676. 5.0, please use a reliable backup utility after you exit  { MONEY & BANKS }.
  1677.  
  1678.  
  1679. The fourth menu item, "Change to a Different Directory," allows you to change
  1680. Drives and/or Directories to access variously stored data tables.   The util-
  1681. ity is simple to use and is self-explanatory;  simply  follow  the  on-screen
  1682. prompts.   If you type in a  non-existent or misspelled directory,  you  will
  1683. remain in the current directory, which will be indicated on the screen.
  1684.  
  1685.  
  1686. The fifth selection on the Main Menu,  "Add a New Bank Account,"  not only is
  1687. obvious as to its function but carefully prompts you for required information
  1688. for whenever you wish to add a new  "bank"  account  table  to  your  banking
  1689. information system.      For further information on this selection,  see  the
  1690. section "Adding a New Account," in the documentation.
  1691.  
  1692.  
  1693. The Label Writer may be used at any time; it is set up for standard 1" x 3.5"
  1694. labels, such as the widely available Avery #4145.  Labels may also be "print-
  1695. ed" to the screen.    See the heading "Label Writer" in the documentation for
  1696. further information.
  1697.  
  1698.  
  1699. The seventh item on the Utilities  Menu  allows  you  to  select  the  proper
  1700. printer driver for your brand of printer.    For  more  information  on  this
  1701. process, see the section in the documentation  called  "Printer  Support  for
  1702. Reports, Checks and Labels Printing."
  1703.  
  1704.  
  1705. The Archive & Purge Ending Year's Data utility maintains  maximum  efficiency
  1706. of year-to-year data tables and offers  a  permanent  archival  facility  for
  1707. your past financial records.   It is available in the registered copy version
  1708. of  { MONEY & BANKS }.
  1709.  
  1710.  
  1711. The  "About" option on the Utilities Menu offers important system information
  1712. about the computer on which  { MONEY & BANKS }  is installed.   It includes a
  1713. constantly updated on-screen clock.  The "About" screen also bears the offic-
  1714. ially affixed notice of copyright for the software.
  1715.  
  1716.  
  1717. The final option on the Utilities Menu returns you to the Main Menu,  or  you
  1718. may simply press  <Esc>  or  <RightMouse> when you wish to exit the Utilities
  1719. Menu.
  1720.  
  1721.  
  1722. Specific help on almost all of the  separate  utility  modules  is  available
  1723. after entering each module itself.   Press <F1> to seek such help.
  1724. DBFO2ÇW2áa20d2`z2@~2░ë2P÷ ╤╗ ╤º╤)╤]ü .½ ≡-╤'.╤.╤$.╤f.╤r
  1725. 4&< 4&Æ4&"4&J4&|4&4&4&┌4&é    4&Æ    4&╨4&╛4&h4&E'E'E'E'Ä╗H╗z╗╗b╗▐╗Z╗î╗╥╗£╗╗°.^
  1726. ¬(0(■((«(É(P(p(^(N(╓(N(V(l(r(x(
  1727. ((·(╝(╠
  1728. (╥(ⁿ(¼(╛((View Tables
  1729. ────────────
  1730. This  module  is  a  versatile way to immediately view data  not only in your
  1731. ".BNK" tables, but other data tables (*.DBF) as well.   You may also manually
  1732. edit tables to  correct  errors  that  may  have crept in during transactions
  1733. entry.   Most  of  the  important  tables  are available for view/edit in the
  1734. Transactions module as well, via "hot-keys."
  1735.  
  1736. There are two types of data tables in  { MONEY & BANKS }:    the account tab-
  1737. les,  which have a filename extension of .BNK,  and all  other  data  tables,
  1738. which all have an extension of .DBF.   Both  types  of  tables may be viewed
  1739. and/or edited with this module.
  1740.  
  1741. When editing the Archive table with this facility,  make sure that there  are
  1742. no blank AlloCode cells.   Each AlloCode cell must have an entry that corres-
  1743. ponds exactly to an AlloCode set up in the Allocation table.    Please review
  1744. the precautions and warnings about editing the  Archive  table  in  the  main
  1745. documentation under the heading "Viewing/Editing the Archive Table."
  1746.  
  1747. The tables are presented in table-view format,  similar  to that found in the
  1748. Transactions module.   The operation and function  is nearly identical.   You
  1749. may wish to refer to those parts of the documentation that describes Editing/
  1750. Adding To/Viewing the Payee/Payor, Allocation, and Archive tables.
  1751.  
  1752. When browsing tables in table view,  you  may use the arrow keys or the mouse
  1753. for scrolling, and the QuickJump keys are available:     <Ctrl-PgDn>   <Ctrl-
  1754. PgUp>       <Ctrl-End>       <Ctrl-Home>.     (Also,   <Ctrl-RightArrow>  and
  1755. <Crtl-LeftArrow>  may be used for panning to the right and left.)
  1756.  
  1757. Follow the on-line prompts for other needed keys.   Please be aware that when
  1758. you delete (with the <Del> key) a record (or "row," in spreadsheet terms), it
  1759. is first "marked" for deletion (you will see a caption, <Deleted>, at the top
  1760. of the screen).   The actual deletion does not occur until you exit the table
  1761. view screen.   Also note that the  <Del> key is a "toggle;"  that is,  if you
  1762. press  <Del>  a second time on a record already marked for deletion  you will
  1763. "undelete" the record.   The  undelete must be performed prior to exiting the
  1764. screen; as you exit,  any records marked for deletion are permanently removed
  1765. from the table.  Exercise extra caution when performing record deletes on any
  1766. archival tables,  which are in essence history tables and a deleted record is
  1767. irretrievably lost.
  1768.  
  1769. Although you may add and/or edit records (entries) in the  table-view format,
  1770. two special hot-keys provide  "form view"  editing and adding for .DBF tables
  1771. (hot-keys not available when viewing .BNK tables).   <Alt-N>  will bring up a
  1772. blank  "form"  containing entry cells for all the information in a single new
  1773. record, in easy-to-fill-out format.   Similarly,  the <Alt-E> key combination
  1774. will bring up a form view to Edit the item,  or record,  that you have posit-
  1775. ioned the cursor on.   Make your new entries or editing changes in form view,
  1776. then press <F10> to save, or <Esc> to reject, the changes.
  1777.  
  1778. In Table View,   a blinking cursor inside of a cell indicates that you are in
  1779. edit mode.  To end edit mode of a cell and retain any changes, press <Enter>.
  1780. To discard current cell edits, press <Esc> while still in edit mode.
  1781.  
  1782. Pressing  <Esc>  or  <RightMouse> in table view saves any changes and returns
  1783. you level by level to where you began.
  1784.